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Beeits seit Anfang 2006 dürfen Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise für Beschäftigte nur noch auf gesicherte und verschlüsselte elektronische Weise an die Krankenkassen übermittelt werden, was durch den Gesetzgeber über das Verwaltungsvereinfachungsgesetz vorgegeben wird.

Meldungen und Beitragsnachweise brauchen und dürfen somit nicht mehr manuell abgegeben werden und das aufwändige Ausfüllen sowohl von Meldungen zur Sozialversicherung sowie Beitragsnachweisen mitsamt Versand der Daten per Post entfällt.

Die neue Gesetzesregelung ermöglicht somit eine deutlich einfachere und schnellere Abwicklung des Meldeverfahrens für Sie - und auch für uns als Ihre Krankenkasse, da wir über diesen Weg die Daten schneller erhalten und Ihnen Feedback geben können.

1. Elektronischer Versand per E-Mail

Über das elektronische Meldeverfahren können Sie die Vorteile der modernen Technik nutzen und sich des schnellen Kommunikationsmediums Internet bedienen, das heute in fast allen Unternehmen zu einer Selbstverständlichkeit geworden ist.

Personenbezogene Informationen gehören jedoch zu den sensibelsten Daten. Daher ist vorgesehen und sicherzustellen, die Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen Ihrer Beschäftigten bei der Übertragung vor unberechtigten Zugriffen per verschlüsselter Datenübertragung zu schützen. Falls Sie die Datenübertragung nicht selbst durchführen, sondern Ihre Lohn- und Gehaltsunterlagen von einer externen Stelle bearbeiten lassen (z.B. Steuerberater oder Rechenzentrum), gilt diese Notwendigkeit natürlich auch für den entsprechenden Verantwortlichen.

Doch nicht nur für Sie, auch für uns als Ihre Krankenkasse - und damit als Empfänger der Sozialversicherungsmeldungen - ist der gesicherte Datenaustausch von größter Wichtigkeit. So hat die gesetzliche Krankenversicherung bereits 1996 ein Konzept entwickelt und in Betrieb genommen.

Meldungen und Beitragsnachweise erkennen und akzeptieren Krankenkassen seit 2006 nur dann, wenn diese mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm erstellt wurden. Der Arbeitgeber muss dementsprechend mit einem solchen Programm ausgestattet sein.

2. Systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme

Alle Entgeltabrechnungsprogramme müssen für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch "systemgeprüft" sein. Das bedeutet, dass die Entgeltabrechnungsprogramme die neuen gesetzlichen Vorschriften erfüllen müssen, die die Entgeltermittlung, die Beitragsberechnung und die Erstellung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen betreffen.

Welche inhaltlichen Anforderungen ein solches Programm im Einzelnen zu erfüllen hat, ist in einem Pflichtenheft zusammengefasst. Die Inhalte werden von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) in Abstimmung mit den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung und den Software-Erstellern von Entgeltabrechnungsprogrammen erarbeitet. Es steht in der jeweils aktuellen Fassung zum kostenlosen Download im Internet unter www.gkv-ag.de für Sie bereit.

Ist die Qualität des Programms erfolgreich geprüft, zertifiziert die ITSG alle zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramme und vergibt eine Identifikationsnummer. Diese Nummer wird bei jeder Datenübermittlung an die Krankenkasse(n) mitübertragen. Dort wird sie bei Übermittlung von Daten wiederum elektronisch mit einer vorliegenden Liste zertifizierter Programme verglichen - so prüfen die Datenannahmestellen ob die eingehenden Daten den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Schließlich steht die Qualität der Daten bei allen Beteiligten an erster Stelle.

Sofern Sie oder Ihr Steuerberater kein Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, das zur maschinellen Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen zugelassen ist bzw. Sie noch manuell abrechnen, finden Sie weiter unten im Abschnitt sv.net die passende Lösung für die Teilnahme am elektronischen Meldewesen.

3. Zertifizierung

Ob Sie mit einem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm arbeiten, erfahren Sie von Ihrem Softwareanbieter.

Um die Daten elektronisch übermitteln zu können, benötigen Sie für die Verschlüsselung der Daten eine Zertifizierung, die Sie bei der ITSG beantragen müssen. Entsprechende Unterlagen zur Beantragung stellt Ihnen Ihr Softwareanbieter bereit.

4. Anmeldung zum maschinellen Verfahren nicht erforderlich

 

Eine Anmeldung zum maschinellen Verfahren entfällt, da alle Informationen, die für die Verarbeitung Ihrer Daten notwendig sind, aus den angelieferten Daten entnommen werden.

5. Elektronische Bestätigungen

DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise werden in getrennten Dateien übermittelt. Bitte beachten Sie, dass Sie unterschiedliche Bestätigungen für die Verarbeitung der Meldedaten und der Beitragsnachweise erhalten. Zunächst wird die Annahme der Datei, gefolgt von der Verarbeitung der Daten, bestätigt. Damit haben Sie die Gewähr, dass die Meldungen und Beitragsnachweise ordnungsgemäß verarbeitet wurden. Anschließend werden die Daten vom Rechenzentrum aus an die BERGISCHE weitergeleitet.

Die Bestätigungen werden der E-Mail-Adresse automatisch zugesandt, die die Daten elektronisch versandt hat bzw. der E-Mail-Adresse, die Sie den Datenannahmestellen der Krankenkassen mit dem Datensatz Kommunikation "DSKO" mitteilen.

6. Datensatz Kommunikation "DSKO"

Dieser Datensatz enthält u.a. die Kommunikationsdaten des Arbeitgebers. Der Datensatz wird von Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm mit jeder Datenlieferung automatisch erstellt.

Bitte beachten Sie, dass Sie die entsprechenden Informationen (Name und Anschrift des Absenders, Name des Ansprechpartners, Telefon- und Faxnummer, insbesondere die E-Mail-Adresse) in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen - das erleichtert unsere Kommunikation.

7. Kostenloser Service für das elektronische Meldeverfahren

Sofern Sie oder Ihr Steuerberater kein Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, das zur maschinellen Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen zugelassen ist oder Sie noch manuell abrechnen, ist die Umstellung auf gesicherte elektronische Datenübertragung ein großer Schritt.

Um Ihnen diese grundlegende Veränderung zu erleichtern, bieten wir Ihnen einen zusätzlichen Service:

Gemeinsam mit der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) ist ein Produkt entwickelt worden, das alle Arbeitgeber kostenfrei beziehen können: sv.net ("Sozialversicherung im Internet").

Dieses Produkt unterstützt Sie dabei, Ihre Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise bei einer manuellen Entgeltabrechnung oder in besonderen Fällen manuell zu erstellen und auf sichere Art und Weise elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln.

Die Anwendung steht in den Varianten sv.net/classic (Software für PC-Installation) und sv.net/online (internetbasierende Online-Anwendung) zur Verfügung. Dabei sind beide Varianten kostenfrei.

Beide Programm-Varianten garantieren neben einer komfortablen Benutzerführung ein Höchstmaß an Sicherheit. Sämtliche Daten werden verschlüsselt an den ITSG-Server und von dort an die Datenannahmestellen der jeweiligen Krankenkasse(n) gesendet.

Die Programme sv.net/classic und sv.net/online sind allerdings kein Ersatz für klassische Entgeltabrechnungsprogramme, da weder Entgelte noch Sozialversicherungs- und Steueranteile errechnet werden. Doch sv.net bietet Ihnen die Möglichkeit, die bisherigen Papiervordrucke durch elektronische Hilfen zu ersetzen - wie seit 2006 gesetzlich vorgeschrieben.

sv.net/online

Das Programm sv.net/online ist eine reine Internet-Anwendung, für die Sie lediglich einen Internet-Zugang und einen Standard-Internet-Browser (z.B. Internet Explorer) benötigen. Eine Installation auf dem Rechner ist nicht notwendig.

Die Datenübertragung passiert dabei verschlüsselt per SSL (Secure Sockets Layer, ein Verschlüsselungsprotokoll für Datenübertragungen im Internet).

sv.net/classic

Das Programm sv.net/classic hingegen ist eine eigenständige Anwendung für Windows-PCs, bei der alle Stammdaten und Beschäftigungszeiten Ihrer Mitarbeiter lokal auf dem PC gespeichert werden. Sie können die Version sv.net/classic ganz einfach bei der ITSG (www.itsg.de) beziehen.


8. Zentrale Servicestelle für maschinelle Melde- und Beitragsverfahren

Weitere Informationen zur Servicestelle und rund um alle Fragen zum maschinellen Meldeverfahren finden Sie auf der Internetseite www.itsg.de.

Bei allgemeinen Fragen steht Ihnen die BERGISCHE gerne auch telefonisch unter 0212 2262-230 zur Verfügung.